Comment faire une facture en 2026 : guide complet et modèle gratuit

Réponse courte une facture conforme en 2026 combine deux blocs.

• 13 mentions générales : mot « Facture », numéro séquentiel, dates d’émission et de prestation, identités émetteur/client, désignation précise, quantités, prix unitaires HT, totaux par ligne, ventilation HT/TVA/TTC, conditions de règlement (pénalités + indemnité 40 €).
• Mentions spécifiques selon votre statut : franchise TVA (« art. 293 B du CGI »), SIREN/SIRET (RNE) si artisan, décennale si BTP, auto-liquidation si sous‑traitance BTP, etc.

À partir du 1er septembre 2027 (TPE et auto‑entrepreneurs) : émission au format Factur-X via une Plateforme Agréée. Archivage 10 ans (L123-22 Code de commerce). Sanction : 15 € par mention manquante, plafond 25 % du montant facturé (art. 1737 CGI).

Cet article est édité par SWIPIFY. Notre offre est mentionnée dans la dernière section, clairement isolée. Les 7 étapes ci-dessous sont applicables à n’importe quel outil de facturation, indépendamment de nos intérêts commerciaux.

Vous démarrez votre activité, vous avez une première vente à facturer, et vous tapez “comment faire une facture” sur Google. Vous tombez sur 50 articles, 10 modèles, 5 sites de génération gratuite. Lequel est juste ? Voici la méthode complète et à jour 2026, sans approximation.

Étape 1 — Choisir le bon outil

Vous avez 4 options pour créer une facture :

Option A — Word ou Excel (à éviter en 2026)

• Avantages : gratuit, familier
• Inconvénients : pas de numérotation séquentielle automatique (risque de doublon ou de saut → redressement fiscal), pas de conformité Factur-X, pas d’archivage légal, ressaisie manuelle de chaque mention

À partir du 1er septembre 2027, Word et Excel ne suffisent plus pour facturer en B2B (TPE, auto‑entrepreneurs inclus). Le format Factur-X devient obligatoire.

Option B — Site de génération gratuite (Online-Facture, etc.)

• Avantages : rapide, simple
• Inconvénients : limité à quelques factures/mois, archivage limité, pas de Factur-X dans la plupart des cas

Option C — Logiciel de facturation gratuit

• Avantages : conforme, archivage légal, Factur-X disponible
• Exemples : SWIPIFY plan gratuit, Henrri, Facture.net

Option D — Logiciel de facturation payant (5-25 €/mois)

• Avantages : tout‑en‑un (devis, factures, relances, portail client, IA vocale), conformité 2026 complète

Recommandation 2026 : un logiciel gratuit ou à <30 €/mois qui inclut la conformité Factur-X, la transmission via Plateforme Agréée, et l’archivage 10 ans.

Étape 2 — Les 13 mentions générales obligatoires

Toute facture, quel que soit votre statut, doit comporter :

1. Le mot “Facture”

Doit apparaître clairement en haut du document. Pas “Note”, pas “Reçu” — “Facture”.

2. Le numéro de facture

Numérotation séquentielle, continue, sans doublon ni saut. Format libre (FAC-2026-001, 2026/0042, etc.).

3. La date d’émission

4. La date de la prestation ou de la livraison

Si différente de la date d’émission.

5. L’identité complète du vendeur (vous)

• Nom et prénom (si entreprise individuelle) ou raison sociale
• Adresse du siège social
• Forme juridique (auto‑entrepreneur, EI, EURL, SASU…)
• Numéro SIREN/SIRET (RNE — RCS et Répertoire des Métiers unifiés depuis le 1ᵉʳ janvier 2023)
• Numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)
• Capital social (si société)

6. L’identité complète du client

• Nom (ou raison sociale)
• Adresse
• Numéro de TVA intracommunautaire (si client pro européen)
• Numéro SIREN (obligatoire à partir de septembre 2026 pour B2B France)

7. La désignation des produits ou services

Suffisamment précise pour identifier la prestation. “Travaux divers” est insuffisant.

8. La quantité

9. Le prix unitaire HT

10. Le total HT par ligne

11. Les éventuelles réductions

12. Le total HT, le montant de TVA, le total TTC

Pour chaque taux de TVA si plusieurs : ventilation obligatoire.

13. Les conditions de règlement

• Date d’échéance du paiement
• Taux des pénalités de retard : selon vos CGV ; à défaut, taux d’intérêt légal majoré de 10 points pour les créances commerciales (article L441-10 du Code de commerce, minimum impératif 3 × le taux d’intérêt légal)
• Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € (article D441-5 du Code de commerce)
• Conditions d’escompte ou mention “Pas d’escompte”

Étape 3 — Les mentions selon votre statut

Si vous êtes en franchise de TVA

Mention obligatoire :

“TVA non applicable, art. 293 B du CGI”

Tous les montants en HT seulement, pas de colonne TVA.

Si vous êtes assujetti à la TVA

• Numéro de TVA intracommunautaire
• Taux applicable par ligne
• Total TVA par taux
• TTC final

Si vous êtes artisan

• Numéro SIREN/SIRET (RNE — RCS et Répertoire des Métiers unifiés depuis le 1ᵉʳ janvier 2023)
• Garantie décennale : assureur, police, zone (obligatoire BTP)

Si vous facturez à un particulier pour des travaux

• Garantie décennale (avec coordonnées de l’assureur)
• Mention de rétractation 14 jours pour signature hors-établissement

Si vous facturez en sous‑traitance BTP

“Autoliquidation - Article 283-2 nonies du CGI - TVA due par le preneur”

Si vous facturez à un client UE

• Numéro de TVA intracom du client
• Mention : “Autoliquidation - Article 196 de la directive 2006/112/CE”
• Pas de TVA française appliquée

Si vous facturez à un client hors UE

• Mention : “Exonération de TVA - Article 262 I 1° du CGI” (exportation)
• Pas de TVA appliquée

(Pour le détail complet des mentions, voir Mentions obligatoires sur une facture artisan : la liste complète 2026.)

Étape 4 — Le format Factur-X (obligatoire à partir de 2026/2027)

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent recevoir des factures électroniques au format Factur-X / UBL / CII. À partir du 1er septembre 2027 pour les TPE et auto‑entrepreneurs : émettre ce format devient également obligatoire.

Factur-X = un PDF lisible + un fichier XML CII structuré intégré (Factur-X est la déclinaison franco-allemande de la norme européenne EN 16931, élaborée par le Comité européen de normalisation CEN). Vous ne le voyez pas, mais le logiciel de votre client le lit automatiquement.

Si votre logiciel produit du PDF “libre” (Word, Excel, PDF maison), vous serez non conforme à partir des dates ci-dessus. Sanction : 50 € par facture non conforme (article 1737 du CGI dans sa rédaction LF 2026), plafond 15 000 €/an, plus risque de redressement TVA. À ne pas confondre avec la sanction « 15 € par mention manquante » (article 1737 II), plafonnée à 25 % du montant facturé.

Étape 5 — La transmission via Plateforme Agréée

À partir du même calendrier, vos factures B2B doivent transiter par une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par la DGFiP. Plus d’envoi par e‑mail “libre” en B2B.

Pour 90 % des TPE et artisans, la PA est incluse ou intégrée transparentement au logiciel de facturation choisi.

Étape 6 — L’archivage légal 10 ans

L’article L123-22 du Code de commerce impose la conservation de toutes les factures émises et reçues pendant 10 ans. En 2026, cet archivage doit être :

• Lisible : restaurable à tout moment
• Intègre : non modifiable après émission
• Probant : reconnu en cas de contrôle fiscal ou litige

Concrètement : un dossier PDF désorganisé sur un disque dur ne suffit plus. Votre logiciel doit garantir l’archivage légal.

Étape 7 — Le suivi et la relance

Une fois la facture émise, vous devez :

• Suivre le statut : envoyée, vue, payée, en retard
• Relancer à J+15, J+30, J+45 si pas de paiement
• Conserver les preuves d’envoi et de réception

(Pour les modèles de relance, voir Relancer un impayé : 3 messages qui marchent.)

Modèle minimum

FACTURE N° FAC-2026-001
Date d'émission : 30/03/2026
Date de prestation : 28/03/2026
Échéance : 29/04/2026 (30 jours)

=== ÉMETTEUR ===
[Nom Entreprise]
[Adresse]
SIREN : [9 chiffres] / SIRET : [14 chiffres]
TVA : FR[11 chiffres] / Capital : [si société]
Tél : [tél] / Email : [email]

=== CLIENT ===
[Nom et adresse]
SIREN : [si professionnel]

=== DÉTAIL ===

| # | Désignation                              | Qté | Prix HT | Total HT | TVA |
|---|------------------------------------------|-----|---------|----------|-----|
| 1 | Pose carrelage 25 m² salle de bain      | 25  | 50,00 € | 1 250 €  | 10% |
| 2 | Fourniture colle, joints, etc.          | 1   | 225,00 €| 225 €    | 10% |

Total HT : 1 475 €
TVA 10 % : 147,50 €
Total TTC : 1 622,50 €

=== CONDITIONS DE RÈGLEMENT ===
Date d'échéance : 29/04/2026
Pénalités de retard selon CGV (à défaut, taux d'intérêt légal majoré de 10 points — art. L441-10 du Code de commerce)
Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 €
Pas d'escompte pour paiement anticipé.

En pratique avec SWIPIFY

SWIPIFY génère automatiquement des factures conformes 2026 :

• Toutes les mentions obligatoires standard (numéro, date, identités, désignation, taux et montants TVA, conditions de règlement…) ajoutées automatiquement
• Numérotation séquentielle sans erreur ni doublon
• Format Factur-X profil EN 16931 généré nativement
• Connecté à une Plateforme Agréée immatriculée DGFiP
• Archivage 10 ans à valeur probante inclus

Démarrer gratuitement.

En résumé

Faire une facture en 2026, c’est respecter 13 mentions générales + des mentions spécifiques selon votre statut, dans un format Factur-X structuré, transmis via une Plateforme Agréée pour le B2B, et archivé 10 ans. À la main avec Word, c’est 15-30 minutes par facture (avec 1 erreur sur 3 en moyenne). Avec un outil dédié, c’est 30 secondes et 0 erreur.

Pour aller plus loin, voyez aussi Différence entre devis et facture.